Wszyscy płatnicy VAT będą mieli obowiązek wystawienia faktury przez KSeF – Krajowy System e-Faktur. To centralny system internetowy przeznaczony do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur. Wszystkie faktury będą zatem trafiały do jednego miejsca. KSeF będzie także weryfikować poprawność wystawionych faktur oraz nadawać im numery. Jednak obowiązek ten przesunięto na nieznany jeszcze termin.
System KSeF (Krajowy System e-Faktur) działa od 1 stycznia 2022 r. Obecnie wszyscy zainteresowani mogą z niego korzystać dobrowolnie. W Ustawie z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw zapisano natomiast pewien obowiązek. Od 1 stycznia 2025 r. każdy polski przedsiębiorca wystawiający faktury B2B powinien korzystać z Krajowego Systemu eFaktur. VATowców obowiązek ten miał objąć nawet wcześniej, tj. od 1 lipca 2024 roku.
Jak jednak ogłosił na konferencji prasowej 19 stycznia minister finansów Andrzej Domański, na pewno w tym roku obowiązek ten nie wejdzie w życie
Zdiagnozowaliśmy błędy, które uniemożliwiają wprowadzenie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur w zakładanym terminie. Dlatego podjąłem decyzję o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego i przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. System nie wejdzie w życie w 2024 r. Wyniki audytu będą podstawą do wskazania nowego terminu
Andrzej Domański, minister finansów
Wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur
Wystawianie i odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF miało staje się obowiązkowe już od 1 lipca 2024 roku (dla płatników VAT). Od 1 stycznia 2025 roku miało także dotyczyć wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Nowe terminy wejścia w życie tych obowiązków nie są jeszcze znane.
W ramach Krajowego Systemu e-Faktur wystawiane są tzw. faktury ustruktryzowane (e-faktury) – jednolite dla wszystkich przedsiębiorców. e-faktura stanowi dokument wystawiony zgodnie z obowiązującym schematem (dostępnym na stronie podatki.gov.pl). Elementy e-faktury są takie same jak faktury tradycyjnej. Jednak wystawiając ją elektronicznie na platformie KSeF nie można pominąć żadnego pola obowiązkowego.
Z KSeF można integrować systemy księgowe. Dlatego można nadal wystawiać faktury nadal w znanym systemie, bez konieczności odrębnego przesyłania ich do KSeF. Warto sprawdzić, czy system do fakturowania, z którego korzystamy, można zintegrować z KSeF.
Wystawienie faktury przez KSeF należy uwierzytelnić. Można użyć (odpłatnego) podpisu elektronicznego lub (nieodpłatnego) profilu zaufanego.
Nie masz profilu zaufanego? Założenie go jest proste!
Profil zaufany nic nie kosztuje (może tylko trochę czasu na jego założenie), można go założyć nie wychodząc z domu, a umożliwia załatwienie wielu spraw online.
Sprawdź, jak założyć profil zaufany
Kto jest zwolniony z obowiązku wystawiania e-Faktur?
Z wystawiania faktur poprzez KSeF wyłącza się:
- faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł. Uwaga! Faktury uproszczone zostaną wycofane i zastąpione e-Fakturami od 1 stycznia 2025 roku.
- faktury wystawiane osobom fizycznych (tzw. faktury B2C), np. klientom końcowym nie prowadzącym działalności gospodarczej;
- faktury w procedurach szczególnych: OSS, IOSS (wystawiane na towary w sprzedaży wysyłkowej prowadzonej między krajami Unii Europejskiej. Czy rzeczywiście dzięki temu zniknie obowiązek rejestracji na VAT w innych krajach UE?
- przypadki przewidziane w rozporządzeniu, takie jak przejazdy autostradami.
Akt prawny
Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 r. poz.1598).