Profil zaufany to rodzaj elektronicznego podpisu. Pozwala na załatwienie online coraz większej liczby administracyjnych spraw osobistych, ale także firmowych. To często ułatwia życie i usprawnia codzienną pracę. Dowiedz się, jak założyć Profil Zaufany – osobisty i dla firmy.

Profil Zaufany – podstawowe informacje

Najpierw należy nałożyć Profil Zaufany dla siebie jako dla osoby fizycznej, korzystając ze strony Profilu Zaufanego. Mając taki profil, można dodać do niego profil dla firmy.

Przypomnijmy, że Profil Zaufany:

• służy do potwierdzania tożsamości w systemach e-administracji i podpisywania dokumentów podpisem zaufanym;
• jest bezpłatny;
• może go założyć każdy (także obcokrajowiec), kto ma pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych oraz numer PESEL (numer z polskiego systemu ewidencji ludności);
• może być założony dla osoby fizycznej i dla firmy;
• jest ważny przez trzy lata. Po tym czasie można go łatwo przedłużyć;
• pozwala załatwiać liczne firmowe formalności online – np. złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Czytaj też: Jak złożyć deklarację do CEEB?

Jak założyć Profil Zaufany?

Profil Zaufany dla osoby fizycznej można obecnie założyć na cztery sposoby.

(1) Profil Zaufany a system bankowości elektronicznej

To najprostsze rozwiązanie – Profil Zaufany zakłada się od ręki, w ciągu kilku minut. Mając bankowe konto internetowe, wystarczy zalogować się i znaleźć zakładkę np. e-Urząd. Każdy bank ma nieco inny formularz do założenia Profilu Zaufanego. Jednak w każdym banku jest to bardzo łatwe. Coraz więcej banków (a także aplikacja Poczty Polskiej Envelo) oferuje taką możliwość. Ich aktualna lista z bezpośrednim przejściem do logowania dostępna jest na odpowiedniej podstronie serwisu gov.pl

(2) Wypełnienie formularza online i wizyta w instytucji potwierdzającej

Najstarszy i najbardziej tradycyjny sposób. Należy wypełnić formularz na stronie rejestracji Profilu Zaufanego, a potem osobiście potwierdzić tożsamość w placówce potwierdzającej. Oto, na co warto zwrócić uwagę:

• konieczny jest wybór nazwy użytkownika (może to być np. imię_nazwisko);
• trzeba podać dane osobowe: imię, nazwisko, PESEL;
• należy podać numer telefonu i adres e-mail – te, z których rzeczywiście się korzysta, bo będą potrzebne do korzystania z e-administracji. Na podany numer telefonu będą przechodziły kody autoryzacyjne, a na adres e-mail – informacje dotyczące załatwianych spraw.

Po wypełnieniu formularza należy w ciągu 14 dni pójść do placówki potwierdzającej. Najczęściej takie placówki stanowią urzędy administracji państwowej (np. urząd wojewódzki). Adresy placówek potwierdzających dostępne są na stronie Profilu Zaufanego. Podczas wizyty trzeba mieć ze sobą dowód osobisty.

(3) Wypełnienie formularza online i wideo-rozmowa z urzędnikiem

Podobnie jak w poprzedniej metodzie wypełnia się formularz online. Jednak potwierdzenie odbywa się podczas rozmowy przez program Microsoft Teams. Dlatego trzeba mieć słuchawki (lub głośniki) i mikrofon oraz dostęp do MS Teams (zwykle wystarczy dostęp przez przeglądarkę, ale w niektórych przypadkach konieczne jest pobranie programu MS Teams na komputer).

• podczas wypełniania formularza rejestracyjnego trzeba wybrać z kalendarza termin spotkania – datę i godzinę.
• kolejne kroki zakładania Profilu Zaufanego – jak w metodzie nr 2.
• na podany podczas rejestracji adres e-mail zostanie przesłany link do spotkania na MS Teams.

(4) Założenie Profilu Zaufanego – e-dowód

Tą możliwością dysponują osoby, które uzyskały lub wymieniały dowód osobisty po 4 marca 2019 r. (wszystkie dowody wydane od tamtego czasu mają warstwę elektroniczną). Aby założyć Profil Zaufany przez e-dowód, można skorzystać z czytnika NFC podłączanego do komputera lub ze smartfona. W tym drugim przypadku trzeba pobrać na swój telefon nieodpłatną aplikację eDo App. Telefon musi być wyposażony w moduł NFC.

Na co zwrócić uwagę podczas zakładania Profilu Zaufanego przez e-dowód i aplikację mobilną

• trzeba przygotować dane e-dowodu (numer CAN – 6 cyfr na awersie e-dowodu i numer PIN – 4 cyfry, zdefiniowany podczas odbierania e-dowodu w urzędzie);
• wybierz na stronie rejestracji Profilu Zaufanego opcję e-dowód;
• otwórz aplikację mobilną eDO App i zeskanuj kod QR lub przepisz numer pod kodem;
• postępuj zgodnie z poleceniami na ekranie smartfonu.

Jak założyć Profil Zaufany dla firmy?

Profil Zaufany dla firmy zakłada się, mając potwierdzony Profil Zaufany dla osoby fizycznej. Należy zalogować się za pomocą danych Profilu Zaufanego na swoje konto w platformie ePUAP (Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej) i z głównej skrzynki wybrać zakładkę „Utwórz profil firmy lub instytucji”. Tworząc profil, należy wskazać formę prawną – od tego też zależy, jakie dane trzeba podać. Niezależnie od rodzaju działalności wybiera się formę własności oraz podaje pełną nazwę firmy oraz jej identyfikator w ePUAP. Identyfikator to nazwa, pod którą firma będzie widoczna w systemie ePUPie . Może to być np. skrócona nazwa firma. Poza tym podawane dane się różnią. Na przykład dla jednoosobowej działalności gospodarczej należy podać imię, nazwisko, PESEL, NIP i REGON. Innym przykładem jest spółka cywilna, dla której podaje się NIP, REGON i KRS.

Przejścia między podmiotami (kontem osobistym i kontem firmowym) dokonuje się podczas logowania przez Profil Zaufany.