Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Proste zatrudnienie pracownika z Ukrainy

Branża budowlana, w tym instalacyjna, jest otwarta na zatrudnianie cudzoziemców. Najczęściej w naszej branży zatrudniani są Ukraińcy. Jak w najprostszy, ale wciąż legalny sposób zatrudnić pracownika z Ukrainy (a także Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji)? Sprawdź, czym jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Dowiedz się, jak – krok po kroku – zatrudnić cudzoziemca w oparciu o oświadczenie.

Pracownik z Ukrainy może legalnie pracować w Polsce pod warunkiem posiadania tytułu pobytowego uprawniającego do wykonywania pracy (np. zezwolenie na pobyt czasowy, wiza krajowa z kodem „06”) na podstawie:

• zezwolenia na pracę;
• potwierdzonego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi;
• zezwolenia na prace sezonowe.

Od czego zacząć?

Na początek najlepsza jest uproszczona procedura zatrudnienia pracownika na czas określony (do 6 miesięcy). Wystarczy potwierdzone oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi. Zwykle procedura trwa do 7 dni roboczych od dnia przyjęcia oświadczenia przez Urząd Pracy. Jednak w niektórych sytuacjach może to być wręcz 30 dni!

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Zalety

• zatrudnienie bez zezwolenia na pracę;
• najprostsza legalna procedura zatrudnienia cudzoziemca;
• całą procedurę przeprowadza pracodawca – nie trzeba angażować pracownika;
• pozwala zatrudnić pracownika na czas określony (do 6 m-cy). Po tym czasie pracownik może uzyskać zezwolenie na pracę w sposób uproszczony.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Warunki

• forma dostępna dla zatrudnienia obywateli Ukrainy, ale też krajów: Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Rosja;
• dotyczy konkretnej osoby (przyszłego pracownika) zatrudnionej u konkretnego przedsiębiorcy na zasadach wskazanych w oświadczeniu. To oznacza m.in., że:
  • na podstawie oświadczenie nie można zatrudnić pracownika w innej firmie;
  • trzeba zatrudnić pracownika na dokładnie takie stanowisko, jak wskazano w oświadczeniu;
  • okres i wymiar czasu pracy oraz forma zatrudnienia (rodzaj umowy) muszą być dokładnie takie, jak wskazano w oświadczeniu.
• zatrudnienie może trwać maks. 6 miesięcy w ciągu 12 miesięcy:
  • ten czas liczy się łącznie:
    przykład: jeśli pracownik pracował na podstawie oświadczenia u innego pracodawcy 3 miesiące i od pierwszego dnia zatrudnienia nie minęło jeszcze 12 miesięcy, można go zatrudnić na czas „6 m-cy minus czas przepracowany u innego pracodawcy”, czyli 6-3=3 miesiące.
    przykład: jeśli zatrudnisz pracownika na 4 m-ce, w ciągu kolejnych 8 m-cy na podstawie oświadczenia możesz zatrudnić go jeszcze na 2 m-ce.
  • jeśli pracownik przepracuje 6 m-cy, od dnia zatrudnienia do ponownego zatrudnienia na podstawie oświadczenia musi minąć 12 m-cy.
• nie można na podstawie oświadczenia zatrudnić pracownika do prac sezonowych wymagających zezwolenia (wykaz takich prac sezonowych).

OŚWIADCZENIE O POWIERZENIU WYKONYWANIA PRACY CUDZOZIEMCOWI – KROK PO KROKU

(1) Wybierz odpowiedni Urząd Pracy (UP)

• spółka wpisana do KRS: Urząd Pracy na terenie powiatu, gdzie została zarejestrowana spółka;
• działalność gospodarcza zarejestrowana w CEIDG: Urząd Pracy odpowiedni dla miejsca zameldowania pracodawcy.

Który UP jest Twój? Sprawdź łatwo tutaj (pod hasłem „Gdzie załatwisz sprawę”).

(2) Dokonaj we właściwym UP opłaty za złożenie oświadczenia

Wpłata za złożenie oświadczenia wynosi 30 zł. Dowód wpłaty musi zawierać:

• nazwę podmiotu składającego oświadczenie (pełna nazwa/imię i nazwisko oraz adres siedziby/miejsca zamieszkania pracodawcy);
• tytuł wpłaty: złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi;
• dane cudzoziemca (pełne imię i nazwisko cudzoziemca).

(3) Przygotuj dokumenty niezbędne do tego, by złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Do oświadczenia składanego osobiście lub listownie potrzebne będą kopie papierowe, zaś do oświadczenia składanego elektronicznie (online) kopie elektroniczne (skany):

• ważny dowód osobisty lub inny dokument tożsamości pracodawcy;
• oświadczenie o niekaralności pracodawcy (formularz);
• kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (przyszłego pracownika) – najczęściej paszportu;
• dowód uiszczenia opłaty za złożenie oświadczenia.

(4) Złóż oświadczenie

Osobiście w UP:

• znajdź formularz oświadczenia na stronie swojego UP;
• wydrukuj w dwóch egzemplarzach, wypełnij, podpisz;
• złóż oświadczenie, a także kopie wymaganych dokumentów w UP (nie trzeba się wcześniej umawiać).

Listownie:

• znajdź formularz oświadczenia na stronie swojego UP;
• wydrukuj oświadczenie w dwóch egzemplarzach, wypełnij, podpisz;
• wyślij wypełnione oświadczenie z kopiami wymaganych dokumentów na adres UP listem poleconym – z opcją potwierdzenia odbioru (od dnia potwierdzonego odbioru pisma liczy się czas postępowania).

Elektronicznie na stronie praca.gov.pl (nie każdy UP!)

• konieczny będzie podpis kwalifikowany (osoba prawna) lub profil zaufany;
• upewnij się że Twój UP przyjmuje wnioski także elektronicznie (zrobisz to w trzecim kroku wypełniania formularza);
• wypełnij oświadczenie elektronicznie, dodając skany wymaganych dokumentów.

Uwaga! Urząd może:

• zażądać przedstawienia oryginałów dokumentów – zarówno w przypadku dostarczenia kopii elektronicznych (skanów), jak i papierowych;
• wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia dokumentacji lub wyjaśnienia wątpliwości – jest na to przynajmniej 7 dni od wezwania.

(5) Czekaj na wpis do ewidencji oświadczeń

• 7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia (czyli po uzupełnieniu ewentualnych braków) – w sprawach, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego;
• 30 dni od dnia złożenia oświadczenia – w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego;
• 2 miesiące od dnia złożenia oświadczenia – w sprawach szczególnie skomplikowanych.

Uwaga! Lockodown lub inne „przyczyny niezależne od urzędu” mogą dodatkowo opóźnić postępowanie…

(6) Odbierz potwierdzone oświadczenie w Urzędzie Pracy

• potwierdzone oświadczenie trzeba odebrać osobiście lub przez wcześniej ustanowionego pełnomocnika;
• oświadczenie możesz otrzymać listownie, jeśli zostało to zgłoszone podczas składania wniosku o wydanie oświadczenia (przy składaniu wniosku elektronicznie jest taka opcja).

(7) Zatrudnij cudzoziemca!

• przekaż potwierdzone oświadczenie swojemu przyszłemu pracownikowi (natomiast w dokumentacji firmowej zachowaj kopię);
• przygotuj umowę z cudzoziemcem na warunkach określonych w oświadczeniu oraz wersję umowy przetłumaczoną na język zrozumiały dla cudzoziemca;
• podpisz z pracownikiem umowę;
• powiadom pisemnie UP (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy) o podjęciu pracy przez cudzoziemca – powiadom UP także wtedy, kiedy cudzoziemiec jednak nie podejmie pracy;
• wypełnij obowiązki wynikające z powierzania pracy – takie same, jak dla pracowników polskich, np. zgłoś cudzoziemca do ubezpieczenia w terminie 7 dni i przechowuj kopię potwierdzonego oświadczenia (pełni ono rolę dokumentu pobytowego).

Jeśli obie strony są zadowolone, po 3 miesiącach pracy nad podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi można ubiegać się o zezwolenie na pracę w sposób uproszczony (bez konieczności uzyskania informacji o rynku pracy od starosty).